De Planhulp werkt het best als de data op het planbord actueel is. Toch zien we dat veel informatie buiten Ons® wordt vastgelegd of op de verkeerde plek terechtkomt. Denk bijvoorbeeld aan notitievelden. De Planhulp houdt hier geen rekening mee, wat kan leiden tot minder passende voorstellen.
In dit document lees je welke gegevens essentieel zijn om de Planhulp goed te laten werken.
Beschikbaarheid van de medewerkers
Zorg ervoor dat de beschikbaarheden van alle de medewerkers binnen je planbord goed staan, dit is een belangrijke voorwaarde (de Planhulp zal alleen zorg inplannen binnen de beschikbaarheden van de medewerkers). Voor meer informatie bekijk deze handleiding over de Beschikbaarheid en afwezigheid van een medewerker in Ons Plannen & Roosteren
Terugkerende onbeschikbaarheden van de cliënten
De Planhulp zal geen zorg inplannen op momenten waarop een cliënt als Niet beschikbaar is gemarkeerd. Bepaal een beleid als organisatie welke terugkerende onbeschikbaarheden jullie als organisatie hanteren als goedgekeurde reden om geen Huishoudelijke Zorg te kunnen ontvangen en voer deze per cliënt in. Houd er rekening mee dat hoe meer je invoert bij een cliënt, hoe minder de ruimte de Planhulp heeft om de beste voorstellen te geven.
In onderstaand voorbeeld zie je hoe dit werkt.
In dit geval is de cliënt elke week op dinsdag- en donderdagmiddag van 13:00-17:00 uur niet beschikbaar om zorg te ontvangen i.v.m. dagbesteding. Mocht er reeds zorg zijn ingepland op deze momenten, dan blijft dat plankaartje gewoon ingepland staan, maar krijg je hier een signalering op in het planbord. Vandaar dat hier de melding 'Deze afwezigheid heeft geen invloed op de planning' wordt getoond.
Ongewenste Combinaties
Het is binnen Ons® Planning tegenwoordig mogelijk om Ongewenste Combinaties in te richten. Met behulp van deze Ongewenste Combinaties kan je bijvoorbeeld allergieën/allergenen vastleggen bij de cliënten en de medewerkers, maar ook eventuele andere zaken. Bedenk als organisatie eerst op welke manier je dit in wilt richten. Daarna kan je de kenmerken opvoeren bij de betreffende medewerkers en cliënten. Naast dat ingeplande plankaartjes, die een ongewenste combinatie zijn, wordt er een signalering getoond in het planbord. De de Planhulp zal ook nooit een voorstel geven waarbij de cliënt en medewerker een ongewenste combinatie is. Bekijk deze handleiding voor meer informatie over ongewenste combinaties vastleggen.
Negatieve relaties
De Planhulp houdt ook rekening met ingevoerde Ongewenste/Negatieve relaties. Dit zijn individuele koppelingen van cliënten met medewerkers. Stel er is een reden om een medewerker en cliënt niet aan elkaar te koppelen, maar dit is niet vanwege een ongewenste combinatie omdat de oorzaak niet in lijn is met bijvoorbeeld allergieën, dan kan je deze optie gebruiken. Deze optie kan dus het beste benut worden in het geval van specifieke voorvallen, zoals een familieband tussen cliënt en medewerker, of een eerdere voorval tussen cliënt en medewerker. Bekijk deze handleiding voor meer informatie over de cliënt-medewerkerrelaties in Ons® Administratie.
Contracten medewerkers
De Planhulp zal geen voorstel geven waardoor de medewerkers voor meer dan 20% boven hun wekelijkse contracturen worden ingepland, in verband met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). De wettelijke grens ligt op 130%, maar we hanteren 120% als veiligheidsmarge. Zo voorkomen we dat medewerkers door incidentele wijzigingen tóch boven de 130% uitkomen.
Het is daarom belangrijk dat de juiste contracturen van de medewerkers in de applicatie staan en dat mutaties tijdig worden verwerkt.
In sommige gevallen kan het van belang zijn dat uurlonen ingericht zijn in Ons® Administratie. Als dit is ingericht geeft de Planhulp de voorkeur voor de inzet van medewerkers met een lager uurloon in het geval dat medewerkers meer dan 100% van het contract ingezet moeten worden om aan de zorgvraag te voldoen.
Vervoermiddelen
Zorg dat je het juiste vervoermiddel aan de medewerkers hebt gekoppeld. De Planhulp berekent de reistijd tussen de cliënten op basis van dit vervoermiddel. De Planhulp prioriteert medewerkers die een vervoermiddel met reistijd-over-de-weg toegewezen hebben. Wanneer er meerdere vervoermiddelen zijn toevoegd bij een medewerker, dan gaat de Planhulp uit van degene waar de reistijd-over-de-weg-berekening is ingesteld en indien dit er meerdere zijn bij een medewerker, dan wordt degene met de hoogste ingestelde snelheid gebruikt voor de berekening. Bekijk deze handleiding voor meer informatie over de vervoermiddelen toewijzen aan medewerkers in Ons® Plannen & Roosteren.
Deskundigheden medewerkers
Het is van belang dat de medewerkers het juiste deskundigheidsprofiel toegewezen hebben gekregen in Ons® Administratie. De inrichting van het deskundigheidsprofiel bepaalt namelijk voor welke uursoorten de medewerker gekwalificeerd is. De Planhulp kan geen plankaartjes inplannen bij een medewerker die ondergekwalificeerd zijn voor het gevraagde uursoort. Bekijk deze handleiding voor meer informatie over de deskundigheidsprofielen configureren in Ons® Administratie.
Medewerkeradressen
De juiste woon-werk reistijden kunnen alleen worden meegenomen in de planning als de woonadressen van medewerkers bekend zijn in het systeem. Wanneer deze compleet zijn, zal de Planhulp rekening houden met het adrestype dat de hoogste prioriteit kent. De volgorde van prioriteit is als volgt:
- Tijdelijk adres
- Verblijfadres
- Woonadres
- Postadres
- Ander adres
- Factuuradres
- Sleuteladres
- Onbekend adres
Labels toekennen aan medewerkers
Voor meer informatie over het toekennen van labels aan medewerkers, bekijk de onderstaande handleidingen:
Labels configureren in Ons® Plannen & Roosteren : Nedap Ons®
Notitievelden
Omdat er in het huidige proces waarschijnlijk veel informatie in de notities bij je cliënten en medewerkers is vastgelegd en het noodzakelijk is om deze per individu door te nemen. Hierbij een aantal tips om dit proces efficient en effectief aan te pakken:
- Je kan in Ons® Planning een PDF-overzicht van je cliënten downloaden waarbij in de laatste kolom een opsomming staat van de notities. Selecteer je team in Ons® Planning, ga naar Cliënt, klik onderin de pagina op de knop Druk af. (Let op: er wordt nu een lokaal dcoument gedownload met cliëntinformatie. Ga hier verstandig mee om en verwijder deze wanneer je er klaar mee bent).
- Via OnsDB kan je organisatie een overzicht genereren van alle notities die zowel bij de cliënten als bij de medewerkers zijn toegevoegd. Hiervoor moeten ze de tabel moves_notes gebruiken. Voor meer informatie bekijk de volgende handleiding over datamodellen in OnsDB.
