Op deze pagina vind je de meest actuele informatie over het vragen van toestemming door Nedap aan de beheerders van Caren-zorgpagina's voor de migratie van hun (medische) gegevens vanuit de huidige Caren-omgevingen naar Caren 3.0. Deze toestemming is nodig om gegevens die in de huidige versie van Caren staan op een veilige en rechtmatige manier over te zetten naar Caren 3.0.
Belangrijkste punten van deze informatiepagina
- De beheerder van de Caren-zorgpagina moet een toestemmingsverklaring invullen. Wat deze toestemmingsverklaring inhoudt, lees je hier.
- De toestemming vragen we via een pop-up in Caren. Deze pop-up is niet weg te klikken totdat de beheerder een keuze maakt. Iedere beheerder moet per zorgpagina een keuze maken. Nadat de keuze is gemaakt, kan de beheerder Caren weer gewoon gebruiken. Caren 3.0 wordt pas op een later moment ingeschakeld.
- Zowel de keuze van de zorgorganisatie om de aansluitovereenkomst te tekenen als die van de beheerder met betrekking tot de toestemmingsverklaring hebben invloed op welke gegevens mogen worden gemigreerd. Meer informatie daarover vind je hier.
Waarom vragen we toestemming en wat houdt deze toestemming in?
Voor het overzetten van (medische)gegevens van de zorgpagina van cliënten naar Caren 3.0 is expliciete toestemming nodig. Deze toestemming is nodig omdat het gaat om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, die worden verwerkt in Caren 3.0.
Wat houdt de toestemmingsverklaring in?
Met het geven van toestemming geeft de beheerder akkoord voor onderstaande punten:
- Het overzetten van deze gegevens naar Caren 3.0 en het verder verwerken van deze gegevens in Caren 3.0.
- Het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in Caren 3.0. Dit geldt zowel voor de gegevens die gebruikers zelf handmatig hebben toegevoegd in Caren (zonder koppeling met de zorgorganisatie), als voor gegevens die via een actieve koppeling met de zorgorganisatie (Ons® Suite) in Caren beschikbaar zijn gesteld.
- Het tot stand brengen van een (nieuwe) koppeling tussen Caren 3.0 en de zorgorganisatie als de zorgorganisatie daarvoor kiest.
Alleen de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger mag deze toestemming geven. De toestemming blijft geldig totdat deze wordt ingetrokken of totdat de cliënt de persoonlijke Caren-omgeving opzegt.
Hoe vragen we deze toestemming?
Voor het migreren van cliëntgegevens (bijzondere persoonsgegevens) naar Caren 3.0 is expliciete toestemming nodig. Deze toestemming moet worden gegeven door de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger. We voeren de migratie dit najaar uit. Daarom informeren we Caren-gebruikers en beheerders nu alvast over de toestemmingsverklaring. Dit doen we per e-mail. Op deze manier is er voor hen voldoende tijd om hierin een keuze te maken en eventuele vragen te stellen via ons Caren-supportteam.
Binnenkort tonen we in Caren een pop-up aan alle beheerders van zorgpagina’s (actief en inactief). Per zorgpagina waarvoor iemand beheerder is, moet een keuze worden gemaakt over het verlenen van toestemming voor de migratie van hun (medische) gegevens. Om ervoor te zorgen dat de beheerder een goede keuze kan maken, stellen we een duidelijk kennisbank-artikel beschikbaar waar men meer informatie kan vinden. Ook leggen we in dat artikel uit hoe beheerders contact kunnen opnemen met het Caren-supportteam voor eventuele vragen.
Alleen beheerders krijgen deze pop-up te zien. We controleren bij het verlenen van de toestemming niet actief of een beheerder ook bevoegd is om toestemming te geven, omdat we dit niet zelf kunnen vaststellen. Daarbij vertrouwen we op de eerdere verificatie door de zorgorganisatie bij het uitgeven van de koppelcode.
De pop-up blijft zichtbaar tot uiterlijk 21 oktober 2025, of totdat de beheerder een keuze maakt. Nadat de beheerder een keuze heeft gemaakt, kan diegene weer gewoon gebruikmaken van de huidige versie van Caren zoals diegene gewend is. De datamigratie vindt op een later moment dit jaar plaats, zonder merkbare impact voor de gebruikers.
Natuurlijk implementeren we een dusdanige pop-up niet zomaar. We hebben bewust gekozen voor deze werkwijze, na het onderzoeken van meerdere alternatieven. Een minder dwingende optie vergroot het risico dat de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger geen keuze maakt, waardoor gegevens niet worden meegenomen in de migratie en zij onbedoeld de toegang tot hun (medische) gegevens verliezen. We proberen de pop-up zo snel mogelijk in te schakelen, nadat we alle cliënten en mantelzorgers hierover hebben geïnformeerd per mail. Omdat we de pop-up en toestemmingsverklaring op dit moment nog technisch aan het bouwen en testen zijn, weten we nog niet precies wanneer de pop-up wordt ingeschakeld.
Welke gegevens worden gemigreerd?
Welke gegevens worden gemigreerd hangt af van de keuze van de beheerder én die van de gekoppelde zorgorganisatie(s). Hieronder lichten we in een tabel de verschillende mogelijke scenario's verder toe.
| Aansluitovereenkomst getekend door zorgorganisatie? | Toestemmingsverklaring gegeven door beheerder? | Resultaat datamigratie naar Caren 3.0 |
|---|---|---|
| Nee | Nee | Er worden geen gegevens gemigreerd. |
| Ja | Ja | Alle gegevens worden gemigreerd. |
| Ja | Nee | Er worden geen gegevens gemigreerd. |
| Nee | Ja | De zorgpagina van de gebruiker wordt wel gemigreerd. De gegevens die zijn gedeeld via de koppeling met de zorgorganisatie worden niet gemigreerd. |
Wanneer en hoe informeren we cliënten, mantelzorgers en beheerders?
Een paar dagen voordat de pop-up wordt ingeschakeld, ontvangen alle betrokken cliënten, mantelzorgers en beheerders een e-mail. In deze mail leggen we het volgende uit:
- dat er actie is vereist van de beheerder om de toestemmingsverklaring in te vullen
- hoe zij hun keuze kunnen maken
- waarom de toestemmingsverklaring nodig is
- wat de gevolgen zijn van de keuze
- waar zij meer informatie kunnen vinden
We versturen deze mail een aantal dagen voordat we de pop-up inschakelen, zodat zij beheerders zich kunnen inlezen en een weloverwogen keuze kunnen maken. Van de gemaakte keuze ontvangt de beheerder een bevestigingsmail. In deze bevestigingsmail leest de beheerder welke keuze hij heeft gemaakt, welke gevolgen deze keuze heeft en hoe de beheerder op deze keuze kan terugkomen.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
De toestemming vragen we aan de beheerder van de zorgpagina's, dus hiervoor is geen actie vanuit jouw organisatie vereist. Als jouw zorgorganisatie voornemens is om de aansluitovereekomst niet te tekenen, adviseren wij wel om de Caren-gebruikers hierover te informeren. Zonder akkoord vanuit de zorgorganisatie op de aansluitovereenkomst mogen we namelijk geen zorgpagina’s migreren. Na 7 oktober maken we de balans op van de zorgorganisaties die de aansluitovereenkomst wel én niet hebben ondertekend.
Voor Caren-accounts waarvan we zien dat de zorgorganisatie de aansluitovereenkomst niet hebben getekend, brengen we deze exportfunctie straks ook proactief onder de aandacht. Dit doen we nadat de toestemmingsverklaringspop-up weer is uitgeschakeld (21 oktober 2025).
Veelgestelde vragen
Hieronder lees je de veelgestelde vragen over dit onderwerp.
Waarom kiezen jullie voor deze methode voor het uitvragen van de toestemmingsverklaring?
We hebben gekozen voor deze pop-up omdat een minder dwingende optie het risico vergroot dat de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger geen keuze maakt. Hierdoor kunnen cliënten onbedoeld de toegang tot hun (medische) gegevens verliezen.
Tot wanneer kan een beheerder toestemming geven voor de datamigratie?
De toestemmingsverklaring staat live tot en met 21 oktober 2025.
Wat gebeurt er als de toestemmingsverklaring niet wordt ingevuld?
Als de toestemmingsverklaring niet op uiterlijk 21 oktober 2025 is ingevuld, dan worden er geen gegevens gemigreerd.
Wie mag er toestemming verlenen?
Alleen de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger mag toestemming voor de migratie verlenen.
Wat gebeurt er met de Caren-accounts waarvoor geen toestemming wordt verleend en die na de livegang van Caren 3.0 weer een nieuw account aanmaken?
De gegevens worden niet gemigreerd. Als er na de livegang van Caren 3.0 een nieuw Caren-account wordt aangemaakt, dan begint men in een leeg Caren-account. Na de livegang kan er opnieuw een koppeling worden aangevraagd via de koppelcode als de zorgorganisatie daarvoor ook toestemming heeft gegeven.
Wat gebeurt er na livegang bij het aanvragen van een volledig nieuw Caren-account?
Hierin verandert qua gebruikerservaring op dit moment niks.
Wat gebeurt met de gegevens in Caren als de beheerder geen toestemming heeft verleend?
We bieden na 21 oktober proactief een exporteerfunctie aan voor alle beheerders van zorgpagina's waarvan we de gegevens niet mogen migreren.
