Waar vind ik de Virtuele assistent?
Wanneer de Virtuele assistent is ingeschakeld voor jouw organisatie en planboard, kan je bij de blokplanning aan de rechterkant de assistent knop vinden. Een rode stip hierop indiceert dat er gesprekken zijn die aandacht van jou nodig hebben.
Wanneer je hier op klikt, opent het scherm van de Virtuele assistent met een lijst van de meest recent gehouden gesprekken.
De lijst met gesprekken bekijken
Uitgelichte gesprekken
Onder Uitgelicht vind je de gesprekken die momenteel lopen of openstaan en mogelijk aandacht nodig hebben van jou. In deze gesprekken heeft de assistent een taak herkend en wijst deze door naar jou.
De taken kunnen als volgt zijn:
- Er is een vraag gesteld,
- Er is een annuleringsverzoek,
- Er is een (onduidelijke) reactie binnengekomen,
- Er is een fout ontstaan,
- Er word gewacht op een reactie (wanneer je handmatig een bericht heb verstuurd).
Iconen geven een indicatie of een gesprek aandacht nodig heeft van jou.
 | Het paarse icoon met uitroepteken geeft aan dat er een handeling nodig is van jou vanwege een nieuwe reactie. |
 | Het klok-icoon geeft aan wanneer er niet direct een handeling wordt verwacht omdat je bijvoorbeeld wilt wachten op een antwoord. |
Overige gesprekken
Onder Overig vind je alle overige gesprekken die hebben plaatsgevonden en die geen taken open hebben staan. Ook kun je onder overige gesprekken contactpersonen vinden waar nog niet eerder een gesprek mee is gevoerd.
Een gesprek inzien en behandelen
Als je op een gesprek klikt, kan je alle details terugvinden en deze behandelen.
Je kan hier zien wanneer het gesprek begonnen is, wat er is gezegd, door wie en wanneer, en welke intentie is herkend die heeft geleid tot een taak. Onder het gesprek staat de taak suggestie met relevante informatie. Afhankelijk van de taaksuggestie kan je deze binnen het gesprek behandelen.
Je kan hiervanuit:
- De taaksuggestie uitvoeren (taak afhankelijk)
- Assistant pauzeren en handmatig overnemen
- Voorkeuren van een contactpersoon aanpassen middels de contact-tab
- Gesprek / taak afronden
Let op
Wanneer een assistent gepauzeerd is, stuurt deze geen reacties meer naar de contactpersoon en classificeert geen binnenkomende reacties, totdat de assistent weer ingeschakeld wordt, of totdat er een nieuwe opdracht wordt gestuurd.
Na het afronden van het gesprek of taak wordt het gesprek verplaatst naar Overig. Vanuit Overig kan je gesprekken altijd weer openen.
Wat ziet mijn contactpersoon?
De cliënt of medewerker krijgt alleen berichten te zien die zijn verstuurd door jou of door de assistent. De assistent kan verschillende berichten versturen, zoals een herinnering van hun planmoment, een bericht over een wijziging in de planning en ontvangstberichten over hun reacties.
Informeren over een wijziging in de planning
Op het moment dat een afspraak incidenteel is gewijzigd, is het mogelijk om deze afspraakgegevens te versturen via een SMS naar de betreffende cliënt en medewerker.
Wanneer je klikt met je rechtermuisknop op een gewijzigde afspraak vind je onderaan het contextmenu opties om de wijzigingen te versturen met de virtuele assistent. Het klikken hierop verstuurt direct een SMS bericht.
Controleer de melding onderaan het scherm om te zien of het bericht juist is verstuurd. Het verstuurde bericht is op dat moment ook terug te vinden in de lijst van ‘overige’ gesprekken.
Hoe weet ik of de SMS bericht is aangekomen en gelezen?
SMS kunnen niet worden getraceerd nadat deze zijn verstuurd omdat dit geen digitale verbinding betreft. Wanneer een SMS bericht er uit is kan er dus geen feedback terugkomen dat deze is is aangekomen en of is gelezen. Dit is anders als bij digitale communicatie zoals whatsapp of Ons berichten.
Als ik de assistent open, zie ik geen gesprekken. Hoe kan dit?
Bij het openen van de assistent, zul je eerst het tabblad met "uitgelichte" gesprekken openen. Dit zijn gesprekken die aandacht nodig hebben van de planner. Het kan zijn dat er hier geen gesprekken staan. Dat betekent dat er geen reacties zijn gekomen die jouw aandacht nodig hebben. Onder "overig" vind je alle overige gesprekken die hebben plaatsgevonden. Als daar ook geen gesprekken onder staan, kan het zijn dat er nog geen bericht is gestuurd of dat je de juiste rechten mist. Verwacht je wel gesprekken maar staan deze er niet, controleer dan eerst of je de juiste rechten hebt om gesprekken in te zien en te behandelen. Klopt dit wel maar nog steeds geen gesprekken? Neem dan contact op met ons.
Ik krijg een foutmelding bij het openen van de assistent. Wat kan ik doen?
Probeer de blokplanning opnieuw te verversen of probeer het iets later opnieuw. Controleer of alles goed is ingesteld. Indien de fout aanhoudt, neem dan contact met ons op.
De assistent heeft iets verkeerd geclassificeerd. Wat nu?
We vragen of een reactie lijkt op een annulering of vraag over de afspraak of anders. Het kan zo zijn dat de beoordeling hiervan anders uitvalt dan wat er daadwerkelijk bedoeld wordt. Indien nodig kan je het gesprek overnemen door de assistent te pauzeren. We vragen jou de verkeerde classificaties te noteren en deze door te geven tijdens het telefonisch contactmoment, zodat we met deze informatie de assistent kunnen verbeteren.
De afspraak onderaan laat een andere afspraak zien dan waar het in het gesprek over gaat.
In het geval van meerdere afspraken in dezelfde week, kan het kan voorkomen dat een andere afspraak onderaan getoond wordt dan waar het om gaat in het gesprek, . Mocht dit het geval zijn, vragen we je om dit te noteren en door te geven, zodat we de assistent daar op kunnen verbeteren
