Het kan voorkomen dat een cliënt (onbedoeld) meerdere keren in het systeem is aangemaakt. Om vervuiling te voorkomen, kunnen de gegevens van de cliënt worden samengevoegd.
Voorwaarde
Wanneer er een paskoppeling of zorgregels zijn (geweest) voor beide cliënten, dan is het niet meer mogelijk om de cliënten samen te voegen. Wanneer een van de twee cliënten een paskoppeling heeft, moet dit de eerst geselecteerde cliënt zijn.
Benodigde autorisatie
Taak: Cliëntbeheer
Aandachtspunten
Selecteer als eerst de cliënt waarvan de meeste informatie bewaard moet blijven. Eventuele notities, dossier, profiel, aanvullende diensten en documenten worden verwijderd van de tweede geselecteerde cliënt.
Hoe meer data er van beide cliënten beschikbaar is, hoe lastiger het wordt om deze samen te voegen. Het is daarom belangrijk het samenvoegen zo snel mogelijk uit te voeren nadat is geconstateerd dat er dubbele cliënten in het systeem staan. De signalering Dubbele burgerservicenummers op het Dashboard is een goed middel om dubbele cliënten te detecteren.
Als het niet mogelijk is om twee cliënten samen te voegen, probeer het dan nogmaals nadat de tweede geselecteerde cliënt uit-zorg is geregistreerd en het BSN is verwijderd.
Na het samenvoegen wordt in Ons® Planning de onjuiste cliënt niet automatisch verwijderd. Hierdoor kan de verkeerde cliënt ingepland blijven. Zie ook: Omgaan met dubbele cliënten in Ons Planning.
Signaleringen die bij de cliënt optreden worden niet overgenomen van de tweede geselecteerde cliënt. Workaround: door het opnieuw inlezen van het legitimatiebericht worden alle signaleringen weer getriggerd.
Als je bij het samenvoegen van cliënten ervoor kiest de zorgplannen over te nemen, worden, ongeacht of er zorgplannen aanwezig zijn, ook de profielvragenlijsten en documenten overgenomen.
Navigeren
Ga naar de cliënt en klik op Overzicht > Meer info > Meer acties > Cliënt samenvoegen of naar Algemeen > Personalia > Cliëntacties > Samenvoegen.
Kies bij deze stap voor de cliënt waarvan eventuele notities, dossier, profiel, aanvullende diensten en documenten bewaard moeten blijven, omdat deze anders verwijderd zullen worden.
Tweede cliënt selecteren
Zoek vervolgens de cliënt op waarmee de zojuist geselecteerde cliënt samengevoegd moet worden en selecteer deze cliënt.
Gegevens kiezen en cliënten samenvoegen
Er zijn nu twee kolommen zichtbaar: de cliënt die als eerste geselecteerd was staat links, de tweede cliënt staat rechts.
Hierop wordt een uitzondering gemaakt als er bij één van beide cliënten zorgregels zijn aangemaakt. Cliënten met zorgregels komen standaard links te staan, ongeacht of zij als eerste of tweede geselecteerd zijn.
Per gegeven moet een keuze gemaakt worden. Door de bullet aan te vinken wordt ervoor gekozen de betreffende gegevens te bewaren. Maak per onderwerp de keuze en klik vervolgens op . Hierna zijn de gegevens samengevoegd. De cliënt staat nu nog maar één keer in het systeem.
Let op! Na samenvoegen blijft er één cliënt over. De niet-geselecteerde gegevens worden gewist. Deze actie kan maar één keer worden uitgevoerd en is onomkeerbaar.
