Benodigde autorisatie
Om brieven en etiketten te kunnen maken en versturen is een van de onderstaande taken benodigd:
Basisinkijkrol
Rapportage 'Brieven en etiketten - Brieven en etiketten voor medewerkers' genereren
Rapportage 'Brieven en etiketten - Brieven en etiketten voor cliënten' genereren en/of brieven versturen op de cliëntpagina
Om een nieuw sjabloon te kunnen uploaden is een van de onderstaande taken benodigd:
Applicatiebeheer
Applicatie beheren
Om brieven en etiketten met Ons Tags sjablonen te kunnen maken en versturen zijn er taken benodigd die in het Ons Tags portaal zijn gekoppeld aan die sjablonen. Deze taken hebben de benaming Genereer documenten met (...) in Ons Tags. Als voor het genereren van het sjabloon een clientId of employeeId benodigd is, dan moet de cliënt of medewerker ook binnen het bereik van de gebruiker liggen.
Navigeren
Ga naar de
Selecteer het gewenste sjabloon
Selecteer een cliënt of een locatie
Genereer het document
Het is ook mogelijk om het document voor een bepaalde deskundigheid (of deskundigheden) zichtbaar te maken. Dit kan door één of meerdere deskundigheden of deskundigheidsgroepen te selecteren bij het generen van het document.
Sjabloon kiezen
Selecteer een beschikbaar sjabloon of upload een nieuw sjabloon via het plusteken (rechts van de balk om een sjabloon te zoeken). 
Een sjabloon is een Word-document dat gebruik maakt van tags. Zie de Taglijst voor meer informatie over tags en enkele voorbeelden.
Als je hebt ingesteld dat verstuurde brieven/gegenereerde documenten opgeslagen moeten worden bij de op de 'Documenten'-pagina van de cliënt, zullen de Documenten te herkennen zijn aan het het label Gegenereerde brief. Deze instelling kan gevonden worden onder Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Documentbeheerinstellingen, en betreft het vinkje achter Opslaan rapportages, zie afbeelding hieronder:
Rapport/brief maken
Klik vervolgens op Maak rapport. Hiermee wordt het document gegenereerd.
Vervolgens kun je het document downloaden via de link Bekijk rapportage.
Maak je gebruik van de integratie met Office 365? Dan zal je direct worden doorgelinkt naar de Documenten-pagina van de cliënt nadat je het rapport hebt gemaakt.
Meer dan 256 cliënten of medewerkers in de selectie
Bij het genereren van brieven of etiketten wordt bij het selecteren van veel cliënten/medewerkers een grote belasting gevraagd van de applicatie. Om de performance van de applicatie te verbeteren in het geval brieven of etiketten worden gegenereerd, geldt het volgende:
Indien er meer dan 256 personen in de selectie voorkomen, worden er meerdere Word-bestanden gemaakt. Deze bestanden bevatten per stuk de brieven van maximaal 256 personen.
Indien er meerdere Word-bestanden zijn gemaakt, worden deze in een zip-bestand aangeboden. Op deze manier zijn alle bestanden eenvoudig te downloaden.
